Székelyföld Szerelmesei Egyesület
Szervezeti és Mûködési Szabályzata
T a r t a l o m j e g y z é k
Bevezetés
I. Általános rész:
1. Az Egyesület adatai
2. Az Egyesület létrejötte
3. Az Egyesület vezetõ tisztségviselõi
4. Az egyesület célja
5. Az egyesület jogállása
6. Az Egyesület képviselete, cégjegyzés módja.
II. Az Egyesület belsõ viszonyai:
1. Tagság és pártoló tagság
2. Vezetõ tisztségviselõk felelõssége
III. Az Egyesület szervezete és irányítási rendszere
1. Általános irányítás
2. Szervezeti felépítése.
IV. Az Egyesület operatív irányítása:
1. Az Elnökség
2. Az Egyesület ügyvitele
a./ tagsággal kapcsolatos feladatok
b./ Az Egyesület mûködésének adminisztrációja
c./ A közgyûlés mûködésének adminisztrációja
d./ Az Elnökség mûködésének adminisztrációja
e./ Irattárazás
f./ Bélyegzõhasználat
V. Az Egyesület gazdálkodása:
1. Általános szabályok
2. A Pénzügyi Szabályzat
3. Bankszámla feletti rendelkezés
4. Kötelezettségvállalás
5. Utalványozás
6. Ellenjegyzés
7. Összeférhetetlenség
VI. Vegyes rendelkezések:
1. Külsõ adatszolgáltatás
2. Gépkocsi használat
3. Másoló és adattovábbító eszközök használata
4. Munkakörök átadása
VII. Pályázat kiírási és elbírálási szabályok
VIII. Hatályba lépés
Bevezetés
A Székelyföld Szerelmesei Egyesület (továbbiakban Egyesület) Szervezeti és Mûködési Szabályzata (továbbiakban: Sz.M.Sz.) elsõsorban az alapszabályban részletesen nem meghatározott szervezeti és mûködési kérdéseket szabályozza.
Elsõdlegesen az Egyesület mûködésének, vezetésének, gazdálkodásának és ügyvitelének fõbb szabályairól rendelkezik.
Így az Egyesület:
- mûködésére jellemzõ alapvetõ elveket és elõírásokat;
- irányítási rendszerét;
- szervezeti felépítését;
- Általános mûködési rendelkezéseit;
- Pályázati és pályázat kiírási rendszerét;
- Belsõ ügyviteli szabályait;
- Vezetõk feladatait és jogkörét;
- Tagjainak jogait és kötelezettségeit;
Az Sz.M.Sz. elõírásai az Egyesület minden egyes tagjára, tisztségviselõjére egyaránt kötelezõ érvényûek.
I. Általános rész:
1.1 Az Egyesület neve: Székelyföld Szerelmesei Egyesület
Székhelye: 7900 Szigetvár, Miklós u. 2/1
Postai címe: 7900 Szigetvár, Miklós u. 2/1
Telefon száma: 
Mobil telefon szám:
e-mail címe: elnoksege@gmail.com
web oldala: https://www.szekelyfoldszerelmeseiegysulet.shp.hu
Alapító okirat kelte: 2010. február 19.
Bírósági bejegyzés száma: Pk.60005/2010/4.szám
Bírósági bejegyzés kelte: 2010. március 4.
Cégbírósági nyilvántartási száma: 3074
Adóigazgatási azonosító száma: 18034855-1-02
Bankszámla száma:
Szigetvári Takarékszövetkezet 50800018-15191050
Törvényességi felügyeleti szerve:Baranya Megyei Ügyészség
1.2 Az Egyesület határozatlan idõre jött létre
1.3 Az Egyesület vezetõ tisztségviselõi:
· Az Egyesület Elnöke: Dr. Aracsi József
· Az Egyesület Elnökhelyettesei: Gáspár József és
· Horváth László
· Az Egyesület titkára: Dr. Aracsi Józsefné
· Elnökségi tagjai: Koczka Tamásné
Hollósi Imréné
Baricz Dezsõ
Fehér Erzsébet
Máthé Enikõ
1.4 Az Egyesület célja:
A Magyar országon, és a Székelyföldön élõ nép hagyományainak õrzése, megismertetése az érdeklõdõ magyar és az erdélyi lakossággal.
A hagyományok ápolása, az Erdélyben, Székelyföldön és a Magyar országon élõ emberek kapcsolatának erõsítése, továbbfejlesztése baráti kapcsolatok kialakításával.
Népmûvészek felkarolása és népszerûsítése. Pályázatok kiírásával iskolások körében népszerûsíteni a hagyományõrzést, népmûvészetet. A legjobb pályamûvek díjazása.
Kapcsolattartás az õshazából elszármazottakkal. Beilleszkedésük segítése, az otthoniakkal való kapcsolattartás segítése.
Segíteni a magyarság és a székelység keresztény értékrendjének megtartását, õrzését és ápolását.
1.5 Az Egyesület jogállása:
· Az Egyesület, mint jogi személy, saját neve alatt jogokat szerezhet, és kötelezettségeket vállalhat. Így tulajdont szerezhet, szerzõdést köthet, pert indíthat és perelhetõ.
· Az Egyesület szerzõdéseit önállóan, saját belátása és akarat-elhatározása szerint, szabadon köti, céljainak megvalósítása érdekében.
· Az Egyesület mûködése során szerzõdéses kapcsolatba kerülhet harmadik személyekkel. A szerzõdésekbõl keletkezõ jogok és kötelezettségek az Egyesületet illetik meg, illetve terhelik, nem pedig tagjaikat.
· Az Egyesület az esetleges perbeli cselekményeket képviselõje, vagy jogi meghatalmazottja útján végezheti.
· Az Egyesület önálló adó-, munkajogi-, és társadalombiztosítási jogalanyisággal is rendelkezik.
1.6 Az Egyesület képviselete, a cégjegyzés módja:
· Az Egyesület a nyilatkozatait képviselõje útján teszi meg. A jogi hatások az Egyesület javára, illetve terhére keletkeznek.
· A képviselet az Egyesület nevében tett írásbeli nyilatkozat megfelelõ formában történõ aláírása, mely úgy történik, hogy az egyesület nevéhez az aláírásra jogosult személy (vagy személyek) a névaláírásukat helyezik el.
· Az Egyesület törvényes képviseletét annak Elnöke látja el, aki önállóan jogosult az Egyesület jegyzésére, illetve annak nevében aláírásra.
· Az Elnök tartós távolléte, vagy akadályoztatása esetén ugyanilyen jogok illetik meg az elnökhelyetteseket.
· Az Elnök vagy az Elnökhelyettesek az Egyesület képviseletére a tagok részére is adhatnak megbízást. A megbízás a meghatározott feladat teljesítésével megszûnik.
II. Az Egyesület belsõ viszonyai:
2.1 Az Egyesület tagsága és pártoló tagsága:
Az Egyesület tagsági jogviszonyára (keletkezés, tagfelvétel, jogok, kötelezettségek, felelõsség szabályai, jogviszony megszûnése) az Alapszabály III. pontja részletes szabályozást ad. Ezen túlmenõen az Sz.M.Sz.további szabályozást nem tartalmaz.
2.2 A vezetõ tisztségviselõk felelõssége:
· A vezetõ tisztséget betöltõ személyek közgyûlési felhatalmazás alapján látják el feladatukat.
· Kötelezettségeik megszegésével, valamint a nem kellõ körültekintéssel hozott döntések következtében keletkezett (okozott) kárt kötelesek megtéríteni.
· Vezetõ tisztségviselõnek minõsülnek a következõ tisztségek:
Elnök
Elnökhelyettesek
Titkár
Gazdasági vezetõ
Elnökségi tagok
III. Az Egyesület szervezete és irányítási rendszere:
3.1 Általános irányítás:
Az Egyesület általános irányítását a közgyûlés, operatív irányítását az Elnökség és az Elnök látja el.
3.2 Szervezeti felépítése:
· Az Egyesület legfõbb szerve: a Közgyûlés
· Az Egyesület egyéb szervei: az Elnökség
Az Egyesület közgyûlése tekintetében (általános szabályok, mûködés) az
Alapszabály IV. 1. pontja részletes rendelkezéseket tartalmaz. Ezen szabályozáson
túl az Sz.M.Sz. további szabályozást nem tartalmaz.
IV. Az Egyesület operatív irányítása
4.1 Az Elnökség:
o Az Elnökség választására, feladataira nézve az Alapszabály IV. 2. pontja tartalmaz
részletes szabályozást.
o Az Elnökség mûködését az Alapszabály IV. 2. b-d pontjai és 2.1. pontja a-k alpontjai
részletesen szabályozzák.
o Az Elnök feladatait az Alapszabály IV. 3. pontja rögzíti
o Az Elnökhelyettesek feladatait az Alapszabály IV. 4. pontja rögzíti
o A Titkár feladatait az Alapszabály IV. 5. pontja tartalmazza.
o Az Elnökség az Alapszabályban rögzített feladatait társadalmi munkában, díjazás nélkül látja el. A feladatok ellátásához alkalmazott(ak)at nem foglalkoztat, de szükség szerint az egyesület tagjainak munkáját igényelheti, és igénybe veheti. Díjazás a tag eseti munkavégzéséért nem jár.
4.2 Az Egyesület ügyvitele:
4.2.1 A tagsággal kapcsolatos feladatok:
A tagfelvételi kérelmek regisztrálása, döntésre az Elnökség elé terjesztése, és a
tagnyilvántartás naprakész vezetése – felvételek, törlések – az Elnökség döntése
alapján a Titkár feladata.
.
4.2.2 Az Egyesület mûködésének adminisztrációja:
§ Az Egyesület nevére érkezett leveleket, fax üzeneteket, e-maileket, és egyéb küldeményeket az Elnök köteles az érkezés napján felbontani és elolvasni, majd az intézkedést igénylõ iratokat iktatásra a Titkárnak megküldeni.
§ Az Elnökségi tagok bármelyikének nevére érkezett egyesületi vonatkozású iratot haladéktalanul meg kell küldeni a Titkárnak iktatás és a szükséges intézkedések megtétele céljából. Az érkezett iratokat a Titkár iktatja, majd haladéktalanul továbbítja az intézkedésre jogosultnak. Az Egyesület életét, mûködését jelentõsen érintõ küldeményekrõl, hatóságok (Bíróság, Ügyészség, APEH, Fõhatóságok, Minisztériumok, stb.) megkereséseirõl, az Egyesület szokványos napi mûködését meghaladó pénzügyi mûveletekrõl az Elnök részére legkésõbb az iktatást követõ napon egy másolati példányt küldeni kell (kivéve, ha az ügy intézõje maga az Elnök.) A Titkár a fenti feladatok maradéktalan ellátása érdekében egy az Elnök, vagy Elnökhelyettes aláírásával hitelesített iktatókönyvet köteles naprakészen vezetni. Az iktatószámok minden évben arab számmal jelölve, 1-tõl indulva alkalmazandók (pl.: 45/2010. szám).
§ Az iktatási kötelezettség az egyesület részérõl kezdeményezett levelezésre is vonatkozik.
§ Az Egyesülethez, Elnökhöz) érkezett beadványokra ezek érkezéskor adott iktatószámán kell válaszolni. Azonos tárgykörben egy adott évben lefolytatott levelezések az iktatószám alszámán folytathatók.
§ Az iktatókönyvet, a tárgyévet követõ év január 15-ig az utolsó sorszám után le kell zárni, melyet az elnök ír alá és az egyesület bélyegzõjével hitelesít.
4.2.3 A közgyûlés mûködésének adminisztrációja:
· Minden közgyûlés kezdeményezését (Alapszabály IV. 1./a. pont esetei) új fõszámon kell iktatni, és az ezzel kapcsolatos minden levelezést e fõszám alszámain kell bonyolítani egészen a közgyûlés határozathozataláig.
· A Közgyûlés elõkészítése és összehívása az Elnök feladata (Alapszabály IV. 1. a/ pontja.
· A közgyûlés mûködésére az Alapszabály IV. 1. b. pontja tartalmaz részletes rendelkezéseket az alábbi fõ pontokkal
o ba./ A közgyûlés összehívása, napirendek
o bb./ A közgyûlés határozatképessége
o bc./ A közgyûlés döntéshozatala
· A közgyûlés és az Elnökségi ülés dokumentálásának szabályait az Alapszabály V. pontja tartalmazza, részletesen meghatározva az V.1. pontban a jegyzõkönyv tartalmi követelményeit, az V.2. pontban a határozatok nyilvántartásának elõírásait.
4.2.4 Az Elnökség mûködésének adminisztrációs szabályai:
· Az Egyesület elnökségének mûködését az Elnök fogja össze, és irányítja az Alapszabályban foglaltak szem elõtt tartásával.
· Az elnökség mûködésére nézve az Alapszabály IV.2. b./-d./ pontjai és az V.1. és 2. pontjai tartalmaznak részletes szabályokat.
4.3 Az irattárazás szabályai:
4.3.1 Az egyesület, vagy az elnökség részére érkezett iktatott iratokat, az elintézést
követõen 60 napon belül irattárazni kell.
4.3.2 Az irattárazást – miként az iktatásokat is – a titkár végzi, tehát az irattárazandó
anyagokat részére az elõzõ pontban irt, határidõn belül meg kell küldeni.
4.3.3 Az ügy elintézésére, valamint az irattárazásra vonatkozó utasítást az ügy intézõje
kézírással rávezeti az irat külsõ lapjának aljára, dátummal és aláírásával látja el.
(pl: elintézve 2010. december 20.- Irattár 2010. december 18. Marosi Zoltán
elnök. (Az elintézési –dátumnak meg kell felelnie az iratban lévõ utolsó levél,
vagy döntés idõpontjának!)
4.3.4 Az irattárazásra leadott és megfelelõen záradékolt, minden elõzmény-iratot
tartalmazó iratot a titkár kivezeti az iktatókönyvbõl, irattárazva.
4.3.5 Az egyesületi és az elnökségi iratokat az iktatókönyv sorszáma szerint gyûjtve
kell az irattárba emelkedõ sorszám szerint dobozolni és megõrizni.
4.3.6 Az Egyesület és az Elnökség pénzügyi iratait a Számviteli Szabályzat szerint kell
kezelni, irattárazni és megõrizni.
Az egyesület és az elnökség jegyzõkönyveit a titkár iktatja és gyûjti, majd
irattárazza. Ezek megõrzési ideje 10 év.
Az egyéb iratok – beleértve az Egyesületi és Elnökségi mûködés, levelezés,
adatszolgáltatás, stb. iratait – megõrzési határideje 3 év.
4.3.7 Az õrzési határidõ lejártát követõen az iratokat egy, az Elnökség által erre a
feladatra megbízott 3 fõs bizottság selejtezi. A selejtezésrõl jegyzõkönyvet kell
felvenni és a résztvevõknek aláírni. A selejtezést az iktatókönyvben is fel kell
tüntetni.
4.4 Bélyegzõhasználat:
4.4.1 Az Egyesület cégszövegét tartalmazó sorszámozott bélyegzõket, kizárólag a
képviseleti, aláírási jogosultsággal rendelkezõk használhatnak.
4.4.2 A kiadott bélyegzõkrõl a Gazdasági vezetõ köteles nyilvántartást vezetni.
4.4.3 A bélyegzõket olyan helyen kell tartani, hogy ahhoz illetéktelen személy ne
férhessen hozzá.
4.4.4 Ha valamely bélyegzõ elvész, az azt elvesztõ köteles e tényrõl az Elnököt
haladék nélkül értesíteni, aki jogosult (és köteles) intézkedni a megsemmisítési
eljárás lefolytatásáról, illetve az ilyen esetekben szükséges egyéb intézkedések
megtételérõl.
V. Az egyesület gazdálkodása:
5.1 Általános szabályok:
a./ Az Egyesület gazdálkodásának szabályait az Alapszabály VI. pontja szabályozza,
kihangsúlyozva, hogy az Egyesület éves költségvetés alapján gazdálkodik, melynek
elfogadása és a tárgyévet követõen a költségvetési beszámoló elfogadása a közgyûlés
kizárólagos hatáskörébe tartozik. (Alapszabály IV. 1.a. pont 8. francia bek.)
b.,/ A Közgyûlés által elfogadott éves költségvetésen belül az operatív gazdálkodási
feladatokat az Alapszabályban elõírt rendelkezések betartásával az Elnök látja el.
5.2 Pénzügyi Szabályzat:
A gazdálkodásra, pénzkezelésre, könyvelésre, utalványozásra és ellenjegyzésre az
Egyesület Pénzügyi Szabályzatot alkotott, mely szabályozás az Alapszabállyal és az
Sz.M.Sz. –el egységet alkot a gazdálkodás tekintetében és a Számviteli Politika mellékletét
képezi..
5.3 Bankszámla feletti rendelkezés:
Az Egyesület bankszámlája felett az elnök, távollétében egyik elnökhelyettes, és a banknál
bejelentett két elnökségi tag közül egyik tag, együttesen jogosult rendelkezni. A
bankszámla feletti rendelkezési jogot kizárólag együttesen lehet gyakorolni.
5.4 Kötelezettségvállalás:
Az Egyesület önálló jogi személy, saját neve alatt jogokat szerezhet és kötelezettségeket
vállalhat. A kötelezettségvállalás csak az ellenjegyzéssel válik kötelezõ érvényûvé,
melynek a szabályait a Pénzügyi Szabályzat rögzíti. Az elnök – akadályoztatása esetén az
elnökhelyettes – az Egyesület képviseletére önállóan jogosult, kifizetéseket
engedélyezhet (utalványozás) és kötelezettségeket vállalhat. A kötelezettségvállalás és
az utalványozás csak a gazdálkodásért felelõs vezetõ, vagy az általa írásban kijelölt
személy ellenjegyzése után történhet.
5.5 Utalványozási jog:
o Az utalványozás a kiadások vagy a bevételek teljesítésének elrendelése.
o Az utalványozási jog azt a jogosultságot jelenti, amivel, az ezzel felruházott személy
igazolja a házipénztár felé valamely kifizetés, vagy bevétel jogosságát.
o Az utalványozási joggal felruházott személyekrõl naprakész nyilvántartást kell vezetni,
amely név szerint kell, rögzítse az esetleges korlátozásokat, továbbá a feljogosított
személy sajátkezû aláírását. A nyilvántartás a Gazdasági vezetõ feladata. További
részletszabályokat az egyesület Pénzügyi Szabályzata tartalmaz.
5.6 Ellenjegyzési jog:
· Az ellenjegyzésre jogosult személy feladata ellenõrizni, hogy az éves költségvetésben a kiadások teljesítése, a bevételek beszedése megfelel-e a
jogszabályok és az Alapszabály rendelkezéseinek; a kiadások teljesítéséhez
biztosított-e a pénzügyi fedezet.
5.7 Összeférhetetlenség:
· A kötelezettségvállalást, utalványozást, valamint az ellenjegyzést ugyanazon gazdasági eseményre vonatkozóan azonos személy nem végezheti.
· Nem lehet egyik fajta jogosultság aláírója sem az a személy, aki ezt a tevékenységet saját maga, vagy közeli hozzátartozója javára látná el.
VI. Vegyes rendelkezések:
6.1 Külsõ adatszolgáltatások:
· Az Egyesület adatszolgáltatási kötelezettségének teljesítéséért az Elnök, illetve az általa esetenként kijelölt személy a felelõs.
· Valamennyi, rendszeres és eseti külsõ adatszolgáltatás tartalmáról még az elküldés elõtt, az Elnököt (amennyiben ez nem lehetséges az elnökhelyettest) elõzetesen tájékoztatni szükséges.
6.2 Gépkocsi használat:
Az egyesület vezetõ tisztségviselõinek személyi tulajdonában lévõ gépkocsik egyesületi célú használatát az Elnökség a használat elõtt kell engedélyezze, meghatározva a használat célját, terjedelmét és a költségtérítés elszámolását is.
6.3 Telefon, telefax, fénymásoló és egyéb eszközök használata:
Telefon (vezetékes vagy mobil) telefax, fénymásoló és egyéb informatikai és adatátviteli eszközök használatának rendjérõl, valamint postai szolgáltatás igénybevételérõl, a tisztségviselõknek ilyen címen kifizethetõ költségtérítésrõl Elnökségi utasításban kell rendelkezni.
6.4 Munkakörök átadása:
A vezetõ tisztségviselõi tisztség megszûnése, továbbá tartós (két hónapnál hosszabb idejû) helyettesítés esetén a munkakört részletes jegyzõkönyvi rögzítés mellett írásban kell átadni. Az átadás-átvételnél az Elnöknek (vagy megbízottjának), az elnöki tisztség érintettsége esetén az elnökhelyettesnek is jelen kell lennie. Ezt a jegyzõkönyvnek tartalmaznia kell, és az érintetteknek aláírásukkal kell, igazolják.
VII. Pályázat kiírási és elbírálási szabályok:
7.1 Az Egyesület céljai között szerepel az Alapszabály II.A./l. pontjában pályázatok
kiírásával iskolások körében népszerûsíteni a hagyományõrzést, népmûvészetet, és a
legjobb pályamûvek díjazása. E cél megvalósítása érdekében külön Pályázati
Szabályzat készül, mely az Alapszabály függelékét képezi.
VIII. Hatálybalépés:
8.1 A Szervezeti és Mûködési Szabályzat rendelkezései az Egyesület
Elnökségének jóváhagyását követõ napon lépnek hatályba.
8.2 Az Sz.M.Sz. az Alapszabály függelékét képezi.
Dunaharaszti, 2011. augusztus 26. 
Dr. Aracsi József sk
Egyesület elnöke
Az Sz.M.Sz.-t az Egyesület Elnöksége a mai napon a 12 /2011(VIII.26.)Eln. Határozatával jóváhagyta.
Dunaharaszti, 2011. augusztus 26.
Dr. Aracsi József sk
Egyesület elnöke